La Directiva (UE) 2025/25, publicada en el DOUE el 10 de enero de 2025, modifica la Directiva 2017/1132 para ampliar y mejorar el uso de herramientas y procesos digitales en el Derecho de sociedades. Se presenta como una nueva fase de la digitalización societaria europea, en la estela del sistema BRIS y de la Directiva 2019/1151, que ya había introducido reglas sobre la constitución en línea de sociedades, el registro de sucursales transfronterizas y la presentación telemática de documentos ante los registros mercantiles.
La justificación oficial es la conocida: las sociedades que operan en el mercado interior necesitan que sus datos societarios puedan utilizarse de forma fiable pero poco gravosa en contextos transfronterizos.
La Comisión identifica como problema que, cuando una sociedad actúa en otro Estado miembro, a menudo debe volver a aportar documentos que ya constan en su registro nacional. Y, para aportarlos, ha de traducirlos, legalizarlos o apostillarlos de modo que la autoridad extranjera los acepte como auténticos y suficientes.
Para mejorar las cosas, a la Comisión se le ha ocurrido añadir dos instrumentos: el certificado de sociedad de la Unión Europea y el poder digital europeo.
El primero es un documento estandarizado y multilingüe que acredita la existencia de la sociedad y determinados datos registrales.
El segundo permite que una sociedad autorice digitalmente a una persona para realizar ciertas actuaciones societarias transfronterizas. No se trata de un poder general para el tráfico ordinario, ni de un mecanismo para conocer a todos los apoderados de una sociedad, ni de una base de datos pública de los representantes de las sociedades. Es un documento que acredita que una persona puede actuar por cuenta de una sociedad en procedimientos concretos ante registros o autoridades de otro Estado miembro. Los comentarios técnicos sobre la Directiva lo vinculan a actuaciones como
- la constitución de sociedades filiales en otros países de la UE
- el registro o cierre de sucursales, y
- operaciones transfronterizas de transformación, fusión o escisión.
Por ejemplo, supongamos que una sociedad española quiere abrir una sucursal en Alemania. En el sistema tradicional, tendría que acreditar ante el registro alemán que existe, que está válidamente inscrita, quiénes son sus representantes y quién ha autorizado al abogado o gestor alemán a tramitar la inscripción. Eso puede exigir certificaciones registrales españolas, traducciones, legalizaciones, comprobaciones notariales o documentos equivalentes.
Con el nuevo sistema, la sociedad podría obtener un certificado europeo que acredite sus datos básicos (certificado de sociedad europea) y emitir un poder digital europeo a favor del profesional alemán encargado del trámite (poder digital europeo). El registro alemán debería poder verificar electrónicamente esos documentos y aceptarlos sin exigir una nueva ronda de formalidades nacionales.
La típica sociedad constituida en cualquier país europeo que compra, vende, arrienda, distribuye, financia, contrata trabajadores o presta servicios no necesita normalmente un poder digital europeo. Actúa mediante sus administradores, mediante poderes notariales nacionales, mediante certificados electrónicos o mediante los mecanismos contractuales habituales. Así que, para una pyme, el número esperable de usos es cero. Para una empresa que se internacionaliza ocasionalmente, quizá una o dos veces en muchas décadas. Para un grupo de sociedades con presencia frecuente en varios Estados miembros, puede tener una utilidad mayor, pero seguirá vinculada a operaciones de organización societaria, no al tráfico empresarial cotidiano.
La Comisión presenta la iniciativa como una reducción de cargas administrativas para las empresas. En la propuesta que desemboca en la Directiva se estimaba una reducción potencial de cargas de unos 437 millones de euros al año, cifra reproducida también por el Servicio de Estudios del Parlamento Europeo. Pero esa cifra no responde a la pregunta esencial: cuántas empresas usarán efectivamente el poder digital europeo, cuántas operaciones se beneficiarán de él, cuál será el ahorro real por operación y cuál será el coste completo de diseñar, negociar, transponer, implantar y mantener el sistema.
Los costes para los particulares no desaparecen. Cambian de forma. La sociedad deberá obtener el certificado o el poder, pagar las tasas que procedan, adaptar sus procedimientos internos, comprobar quién puede otorgar válidamente ese poder, coordinarse con asesores del Estado de destino y aprender a utilizar un nuevo instrumento que se superpone a los poderes nacionales.
Además, alguien tendrá que verificar que la persona que emite el poder tiene facultades suficientes, que el poder cubre la operación concreta, que no ha sido revocado y que la autoridad de destino puede comprobar su validez. La Directiva puede eliminar apostillas y traducciones en ciertos casos, pero no elimina la necesidad de un control jurídico. Sustituye unas formalidades por otras, quizá más rápidas, pero no gratuitas.
El coste público es todavía menos visible. Hay un primer coste, enorme, que casi nunca aparece en la contabilidad regulatoria: el coste de producción normativa. Cada iniciativa europea de este tipo exige años de trabajo de la Comisión, estudios preparatorios, consultas públicas, evaluación de impacto, reuniones con registros mercantiles, notarios, ministerios nacionales, expertos, empresas tecnológicas, servicios jurídicos, traductores y unidades técnicas. Después llega la negociación legislativa ordinaria: Parlamento Europeo, Consejo, grupos de trabajo, posiciones nacionales, enmiendas, trílogos, revisión jurídico-lingüística y publicación en todas las lenguas oficiales. Una vez aprobada la Directiva, empieza la fase nacional: transposición por los Estados miembros, adaptación de leyes, reglamentos, instrucciones registrales, sistemas informáticos y prácticas administrativas. Nada de eso es gratuito. Es trabajo de funcionarios, juristas, técnicos, traductores, asesores y responsables públicos de los Estados miembros y de las instituciones europeas.
A ese coste de producción normativa se suma el coste de ejecución. Los registros nacionales deberán adaptar sus sistemas, formularios, interfaces, protocolos de autenticación, mecanismos de verificación, reglas de interoperabilidad, canales de comunicación con BRIS y procedimientos internos. Habrá que formar personal, coordinar registros, notarios y autoridades nacionales, mantener infraestructuras técnicas, resolver incidencias y actualizar el sistema.
Y la evaluación de impacto de la Comisión se limita a reflejar los beneficios pero no incluye ninguno de estos costes.
Y si pasamos a evaluar los beneficios esperables, lo paradójico es que podemos intuir que los beneficios son mucho más reducidos que los que cree la Comisión porque las empresas con más probabilidad de usar el instrumento son las que menos lo necesitan. Una gran sociedad o un grupo multinacional que abre sucursales, constituye filiales o participa en fusiones transfronterizas ya dispone de economías de escala en cumplimiento normativo. Tiene abogados internos, despachos locales, notarios habituales, asesores fiscales, auditores y procedimientos estandarizados para gestionar certificaciones, traducciones, legalizaciones y poderes. Para esas empresas, los costes que la Directiva pretende reducir son costes marginales dentro de operaciones que ya son complejas y caras.
Como he dicho, es dudoso que las pymes sean típicas usuarias. Una pyme que no opera internacionalmente no usará nunca el poder digital europeo. Y una pyme que decide abrir una sucursal o constituir una filial en otro Estado miembro necesitará, en cualquier caso, asesoramiento local sobre Derecho societario, fiscal, laboral, administrativo y contable. El poder digital puede ahorrarle algún documento, una traducción o una legalización, pero no elimina los costes centrales de internacionalizarse. La reducción existe, pero afecta a una franja estrecha de los costes, no al núcleo del problema y, lo que es más relevante: los intermediarios - abogados fundamentalmente - tienen incentivos para minimizar los costes correspondientes para poder ofrecer el servicio a un precio competitivo.
Este es un nuevo ejemplo, minúsculo si se quiere, del activismo de la Comisión Europea que está costando miles de millones anualmente a los europeos.
La Comisión Europea tiende a convertir cualquier fricción transfronteriza en argumento suficiente para producir una nueva regulación. Se identifica una dificultad real, se formula como problema de interoperabilidad, se invoca la confianza, se promete ahorro administrativo y se construye un nuevo instrumento europeo. Pero el cálculo relevante —el coste completo de elaboración, discusión, negociación, transposición, implantación y mantenimiento frente al número real de usos y al ahorro efectivo por operación— queda sin hacer, o al menos sin hacerse de forma transparente.
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