Cómo escribir un buen executive summary, esto es, un buen resumen inicial de un informe o trabajo

El autor Duncan Green da unos cuantos buenos consejos que completamos con algunos de cosecha propia:

• El resumen no ha de pasar de dos páginas en el mismo tamaño de letra aunque es preferible que la letra del resumen sea en un tamaño superior.

• Piensa siempre, al elaborarlo, que es probable que el lector no pase del resumen ejecutivo y no lea el informe completo. Por tanto, el resumen debe incluir todo lo relevante del informe. Un buen ejemplo, en este sentido, es la nota de prensa del Tribunal Constitucional alemán de su sentencia elevando una cuestión prejudicial al Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Cuando se lee la sentencia completa, se observa que la nota de prensa recoge todos los aspectos relevantes de aquella. Compárese con esta nota de prensa de la CNMC relativa a una Resolución que está redactada – la resolución – por alguien que no sabe escribir. Si el informe es confuso, el sumario no puede ser claro. 

• Es preferible que el autor del resumen ejecutivo sea alguien distinto del autor del informe. Por aquello de que cuatro ojos ven más que dos. Si el autor del informe no logra que le entienda alguien que presta intensa atención al mismo, imagínese un lector escurridizo y poco interesado. Pero, sobre todo, las dificultades que tenga el que elabore el resumen ejecutivo serán útiles al autor del informe para mejorarlo antes de publicarlo. Si no eres el autor del informe haz 2 o 3 lecturas del mismo. La primera “en diagonal” para hacerte con una idea general del contenido del informe destacando lo importante. Habla con el autor del informe para que te explique lo que no entiendas. Y “cuenta una historia”, es decir, presenta a los “personajes” y sigue el esquema de “planteamiento-nudo-desenlace” que es el tradicional de cualquier narración.

• Si uno no dispone de quien le haga el resumen ejecutivo y lo elabora el propio autor del informe, es mejor hacerlo tras haber terminado de redactar el informe. Un consejo que ahorra tiempo: a la vez que elaboras el informe, “reserva” las frases felices que recojan las ideas importantes de cada apartado para incluirlas en el resumen ejecutivo. 

• El primer párrafo del resumen ejecutivo es el “resumen ejecutivo del resumen ejecutivo”, por tanto, hay que prestarle la máxima atención y cuidado cuando se redacta. Elabórese un borrador de ese párrafo y modifíquese conforme se va redactando el resto del resumen. Su contenido debe incluir la contestación a esas preguntas que se aplican a cualquier noticia: de qué va el informe, quién lo hace y por qué se hace y cuál es el resultado más importante que se alcanza en el mismo. Este primer párrafo es equivalente al Abstract de cualquier paper académico. 

• Si el informe incluye gráficos, reproduce los más significativos en el resumen ejecutivo.

• El resumen ejecutivo no debe reproducir las “discusiones” o polémicas que rodeen los temas tratados en el informe.

• No reproduzcas en el resumen el “orden de la exposición” que debe figurar al comienzo del informe. O sea, eso de repetir sus respectivos contenidos en el resumen ejecutivo, en la Introducción del informe y, luego, al comienzo de cada uno de los capítulos del informe es una tradición en España que desincentiva la lectura tanto como un texto de Belén Esteban.

• Si el resumen es un resumen, no debe incluir “cosas” que no estén en el Informe. Suele ocurrir cuando el que elabora el resumen es el autor del informe: se le “ocurre” algo cuando ya ha dado por terminado el informe y lo “mete” en el resumen ejecutivo. Esta regla, por tanto, ayuda al autor del informe a disciplinar su trabajo. Si la “ocurrencia” es buena, debe revisar el informe e introducirla donde corresponda. Es por eso que decíamos más arriba que es bueno ir elaborando el resumen ejecutivo a la vez que se redacta el trabajo o informe. Cuando uno tiene presente el esquema del trabajo – la narración – se evitan “lagunas”, incoherencias o tratamientos incompletos de las cuestiones abordadas.

• El resumen ha de ser lo más neutral y conciso posible. Nada de metáforas ni adjetivos. Nada de panegíricos del informe. Ha de presentarse el contenido del informe de la forma más neutral,  No es un escrito publicitario y ha de ser lo más informativo y transparente que se pueda.

• Como señala uno de los comentarista a la entrada del blog de Oxfam, a veces, un título o subtítulo hace las veces de resumen ejecutivo. Especialmente para informes que no sean demasiado largos, basta con un resumen ejecutivo que sea, más bien, el subtítulo del informe.